Giao hàng số lượng lớn nên gom hay chia nhiều chuyến?

Khi lượng hàng tăng cao, việc gom vào một chuyến hay chia thành nhiều lượt giao trở thành bài toán cần tính toán kỹ. Gom chuyến có thể giảm số lần điều xe, trong khi chia chuyến linh hoạt hơn nhưng thường làm tăng chi phí. Lựa chọn phù hợp cần dựa trên tải trọng, kích thước thùng, tuyến đường, thời gian nhận và điều kiện bốc dỡ.

1. Gom chuyến và chia chuyến khác nhau như thế nào?

Gom chuyến là tập trung nhiều kiện hàng hoặc nhiều đơn giao lên cùng một phương tiện. Xe có thể đi thẳng đến một nơi nhận hoặc lần lượt giao tại các điểm nằm trên cùng hành trình.

Chia chuyến là tách lượng hàng thành nhiều phần để vận chuyển bằng nhiều lượt xe hoặc nhiều phương tiện. Mỗi chuyến có thể phục vụ một tuyến, một khung giờ hoặc một nhóm hàng riêng.

Khác biệt giữa hai phương án không chỉ nằm ở số lần xe xuất phát. Gom chuyến ưu tiên tận dụng khả năng chuyên chở, còn chia chuyến tạo khoảng linh hoạt để xử lý những điểm giao có yêu cầu khác nhau.

Đầy thùng chưa chắc đã đủ tải

Một nhầm lẫn thường gặp khi xếp hàng là xem thùng xe đã đầy hay chưa rồi mới quyết định nhận thêm. Trên thực tế, không gian thùng và tải trọng là hai giới hạn khác nhau.

Chẳng hạn, các thùng mì hoặc thùng giấy chứa hàng nhẹ có thể chiếm gần hết thùng nhưng tổng khối lượng vẫn còn thấp. Ngược lại, một số pallet kim loại có thể khiến xe đạt giới hạn tải dù thùng vẫn còn nhiều khoảng trống.

Khả năng sử dụng thùng còn phụ thuộc vào:

• Kích thước và hình dạng của kiện hàng.
• Khả năng xếp chồng.
• Độ bền của bao bì.
• Khoảng trống cần chừa để chằng buộc.
• Thứ tự dỡ hàng tại từng điểm.

Vì vậy, một lô hàng chỉ nên được gom khi đáp ứng đồng thời giới hạn khối lượng, không gian xếp hàng và điều kiện cố định an toàn.

2. Khi nào nên gom hàng vào một chuyến?

Gom chuyến phù hợp nhất khi hàng có quy cách tương đối đồng đều, các điểm giao nằm cùng hướng và thời gian nhận không chênh lệch nhiều.

Một lô hàng tiêu dùng đóng thùng tiêu chuẩn, cùng trả tại các cửa hàng trên một trục đường là trường hợp dễ gom. Hàng có thể xếp theo từng điểm nhận, kiện giao trước đặt gần cửa và kiện giao sau nằm phía trong. Cách bố trí này giúp hạn chế việc đảo hàng giữa hành trình.

Trước khi gom, cần kiểm tra các điều kiện sau:

• Tổng khối lượng không vượt tải trọng cho phép.
• Hàng vừa với kích thước lọt lòng thùng.
• Các kiện có thể xếp và chằng buộc ổn định.
• Điểm giao nằm cùng tuyến hoặc gần nhau.
• Khung giờ nhận có thể sắp xếp liên tiếp.
• Xe có thể tiếp cận và dừng để bốc dỡ.
• Một phương tiện lớn có tổng chi phí hợp lý hơn nhiều lượt xe nhỏ.

Việc tính toán kích thước thùng và chọn đúng dòng xe tải giao hàng ngay từ đầu sẽ giúp phương án gom chuyến phát huy hiệu quả.

Gom chuyến giúp giảm những công việc nào?

Lợi ích dễ nhận thấy nhất là giảm số lần điều xe và hạn chế quãng đường chạy lặp lại. Kho xuất hàng cũng không phải chuẩn bị nhiều lượt lấy hàng, kiểm đếm và bàn giao.

Khi kế hoạch được tổ chức tốt, gom chuyến còn giúp:

• Tập trung chứng từ vào một hành trình.
• Giảm số lần bố trí nhân sự bốc xếp.
• Tận dụng tốt khả năng chuyên chở.
• Hạn chế nhiều xe cùng đến một điểm nhận.
• Giảm thời gian chuẩn bị giữa các chuyến.

Những lợi ích này chỉ rõ ràng khi các điểm giao thuận tuyến và thời gian chờ được kiểm soát. Nếu xe phải đi vòng hoặc chờ quá lâu, ưu thế của việc giảm số chuyến sẽ dần mất đi.

Một điểm chậm có thể kéo theo cả hành trình

Hạn chế lớn của gom chuyến là sự phụ thuộc giữa các điểm giao. Khi địa điểm đầu chưa sẵn sàng nhận hàng, những điểm phía sau cũng có nguy cơ bị chậm.

Tình huống thường phát sinh khi kho nhận thiếu nhân lực, khu vực dỡ hàng đang có xe khác chiếm chỗ hoặc chứng từ chưa được xác nhận. Phương tiện phải chờ tại chỗ, trong khi phần hàng dành cho các điểm sau vẫn nằm trên xe.

Cách xếp hàng không đúng thứ tự cũng làm thời gian dừng kéo dài. Nếu kiện cần giao trước nằm sâu bên trong, nhân viên phải di chuyển nhiều hàng hóa để lấy ra. Việc này vừa mất thời gian, vừa làm tăng nguy cơ va chạm hoặc xô lệch kiện hàng.

>> Xem thêm: Giao hàng tại TPHCM nên chọn xe tải bao nhiêu tấn?

3. Khi nào nên chia hàng thành nhiều chuyến?

Chia chuyến là lựa chọn cần thiết khi khối lượng hoặc thể tích hàng vượt khả năng của phương tiện. Đây cũng là phương án hợp lý nếu việc gom chung khiến hàng khó sắp xếp, không thể chằng buộc hoặc có nguy cơ bị chèn ép.

Vật liệu xây dựng là một ví dụ dễ thấy. Các kiện thép hoặc vật liệu có khối lượng lớn có thể làm phương tiện đạt giới hạn tải trước khi sử dụng hết không gian thùng. Chia thành nhiều lượt lúc này không chỉ để bảo đảm khả năng chuyên chở mà còn giúp phân bổ tải ổn định hơn.

Những trường hợp khác nên cân nhắc chia chuyến gồm:

• Các điểm giao nằm ở nhiều hướng khác nhau.
• Tuyến đường hạn chế tải trọng hoặc kích thước xe.
• Mỗi nơi nhận hàng vào một khung giờ riêng.
• Hàng dễ vỡ, dễ biến dạng hoặc không thể xếp chồng.
• Điểm nhận không thể tiếp nhận toàn bộ lô hàng cùng lúc.
• Một phần đơn hàng cần được giao trước.
• Các nhóm hàng cần điều kiện bảo quản khác nhau.
• Gom chung làm thời gian chờ và bốc dỡ tăng cao.

Chia chuyến giúp xử lý lịch giao linh hoạt hơn

Mỗi lượt xe có thể được sắp xếp theo tuyến đường và thời gian nhận riêng. Nếu một chuyến gặp sự cố, các phần hàng khác vẫn có thể tiếp tục được giao.

Cách tổ chức này phù hợp với hàng tươi sống cần giao theo giờ nhận của từng điểm, hoặc thiết bị phục vụ sự kiện phải được đưa đến theo tiến độ lắp dựng. Việc tách hàng theo nhu cầu sử dụng giúp tránh tình trạng toàn bộ lô hàng đến quá sớm nhưng chưa có nơi tiếp nhận.

Lượng hàng trên mỗi phương tiện ít hơn cũng giảm áp lực bốc dỡ. Tại kho nhỏ hoặc công trình có mặt bằng hạn chế, nhận hàng theo từng phần thường dễ bố trí hơn nhận toàn bộ cùng lúc.

Chi phí và công việc quản lý sẽ tăng

Đổi lại sự linh hoạt, chia chuyến làm phát sinh thêm lượt vận hành. Phương tiện có thể phải quay lại kho nhiều lần hoặc cần bố trí nhiều xe cùng lúc.

Các khoản chi phí có thể tăng gồm:

• Nhiên liệu và phí cầu đường.
• Nhân công lái xe, giao nhận.
• Bốc xếp và kiểm đếm.
• Thời gian điều phối.
• Chứng từ cho từng lượt giao.

Nhiều chuyến nhỏ cũng đòi hỏi việc đánh dấu và bàn giao rõ ràng hơn. Nếu phân loại hàng không chặt chẽ, đơn có thể bị giao thiếu, nhầm chuyến hoặc đến không đúng thứ tự cần thiết.

4. Những yếu tố cần tính trước khi lựa chọn

Quyết định gom hay chia chuyến nên bắt đầu từ lô hàng, sau đó mới đối chiếu với phương tiện, hành trình và điều kiện nhận.

Khối lượng chưa phản ánh toàn bộ lượng hàng

Khối lượng cho biết phương tiện có đáp ứng giới hạn tải hay không, còn thể tích phản ánh khả năng bố trí hàng trong thùng.

Với hàng không thể xếp chồng, diện tích chiếm chỗ thực tế quan trọng hơn thể tích tính theo kích thước từng kiện. Hình dạng không đồng đều, bao bì yếu hoặc yêu cầu giữ khoảng cách cũng làm giảm khả năng tận dụng thùng.

Hai lô hàng có cùng khối lượng vì thế chưa chắc sử dụng cùng một phương án vận chuyển.

Cần tính theo không gian sử dụng thực tế của thùng

Kích thước bên ngoài của xe không phản ánh chính xác phần không gian có thể xếp hàng. Khi tính toán, cần dựa trên kích thước lọt lòng thùng và vị trí cửa bốc dỡ.

Không gian thực tế còn bị ảnh hưởng bởi:

• Vách và khung thùng.
• Cửa sau hoặc cửa bên.
• Bửng nâng.
• Dụng cụ chằng buộc.
• Lối thao tác cần thiết.

Hàng vừa thùng vẫn chưa đủ để kết luận có thể gom chuyến. Cách phân bổ tải cũng phải cân bằng, tránh dồn hàng nặng về một bên hoặc tập trung quá nhiều tại một vị trí.

Điểm giao cùng khu vực chưa chắc đã thuận tuyến

Các địa điểm có thể nằm gần nhau trên bản đồ nhưng lối tiếp cận lại khác nhau. Đường một chiều, vị trí quay đầu, giờ hạn chế lưu thông hoặc khu vực cấm dừng có thể khiến hành trình thực tế dài hơn dự kiến.

Vì vậy, cần xem xét:

• Thứ tự tiếp cận từng điểm.
• Khoảng cách thực tế giữa các điểm.
• Điều kiện quay đầu và dừng xe.
• Khả năng kết nối sang điểm tiếp theo.
• Tuyến đường phù hợp với loại phương tiện.

Nhiều điểm nằm liên tiếp trên một trục đường có thể gom chung. Ngược lại, chỉ vài điểm ở các hướng khác nhau cũng có thể khiến chia chuyến hiệu quả hơn.

Khung giờ nhận quyết định thời gian chờ

Lịch vận chuyển không chỉ gồm thời gian xe chạy. Cần tính thêm thời gian chờ vào kho, kiểm tra tại cổng, bốc dỡ, kiểm đếm và ký nhận.

Nếu các điểm có khung giờ nhận cách xa nhau, phương tiện gom chung có thể phải nằm chờ. Khi đó, thời gian tiết kiệm được từ việc giảm số chuyến không còn nhiều.

Một lịch trình khả thi cần có khoảng dự phòng. Khi thời gian giữa các điểm quá sát, chỉ một vướng mắc nhỏ ở điểm đầu cũng có thể ảnh hưởng toàn bộ hành trình.

Điều kiện bốc dỡ ảnh hưởng trực tiếp đến phương án

Một kho có mặt bằng rộng, thiết bị nâng hạ và nhân lực sẵn sàng có thể tiếp nhận lô hàng lớn nhanh hơn. Ngược lại, cửa hàng nhỏ hoặc công trình chật hẹp thường chỉ xử lý được từng phần hàng.

Trước khi quyết định, cần xác định:

• Xe có thể đến sát vị trí dỡ hàng hay không.
• Điểm nhận có chỗ chờ và quay đầu hay không.
• Nhân lực bốc dỡ đã sẵn sàng chưa.
• Có thiết bị hỗ trợ cho hàng nặng hay không.
• Lượng hàng có thể tập kết cùng lúc là bao nhiêu.

Nếu điểm nhận không đủ khả năng xử lý toàn bộ lô hàng, chia chuyến có thể giảm ùn tắc và hạn chế hàng phải đặt tạm ở khu vực không phù hợp.

Rủi ro phải được tính cùng chi phí

Gom chuyến tập trung rủi ro vào một hành trình. Chia chuyến tách nhỏ ảnh hưởng nhưng làm tăng số lần bốc xếp và bàn giao.

Khi so sánh, cần đặt ra những tình huống thực tế:

• Một điểm nhận chậm sẽ ảnh hưởng đến bao nhiêu đơn?
• Nếu phương tiện gặp sự cố, toàn bộ hay chỉ một phần hàng bị chậm?
• Hàng có chịu được việc xếp chung và dỡ nhiều lần không?
• Điểm nhận có thể đổi lịch vào thời gian gần giao không?
• Việc giao lại sẽ phát sinh những công việc nào?

Cách đánh giá này giúp phương án được lựa chọn dựa trên khả năng xử lý sự cố, thay vì chỉ dựa vào kế hoạch thuận lợi ban đầu.

>> Xem ngay: Tối ưu chi phí giao hàng bằng xe tải 1 tấn cho người mới

5. Vì sao không nên chỉ so sánh chi phí nhiên liệu?

Nhiên liệu là khoản chi dễ nhận thấy nhưng không phản ánh đầy đủ tổng chi phí vận chuyển.

Trong thực tế giao nhận, một chuyến xe tiết kiệm được tiền nhiên liệu nhưng phải chờ lâu tại điểm giao có thể không còn lợi thế. Thời gian phương tiện bị giữ lại còn ảnh hưởng đến lịch chạy tiếp theo và khả năng quay vòng trong ngày.

Tổng chi phí cần tính gồm:

• Chi phí sử dụng phương tiện.
• Nhiên liệu và phí cầu đường.
• Nhân công lái xe, giao nhận.
• Bốc xếp và kiểm đếm.
• Thời gian chờ tại từng địa điểm.
• Chi phí giao lại khi trễ lịch.
• Tổn thất do hàng hư hỏng.
• Ảnh hưởng đến các đơn hàng tiếp theo.

Có trường hợp gom chuyến giúp giảm quãng đường nhưng xe phải chờ tại nhiều điểm. Ngược lại, chia chuyến làm tăng số lượt chạy nhưng từng xe có thể giao nhanh, quay về sớm và ít ảnh hưởng lẫn nhau.

Vì vậy, phương án dùng ít nhiên liệu hơn chưa chắc có tổng chi phí thấp hơn.

6. So sánh nhanh hai phương án

Bảng trên giúp nhận diện nhanh phương án phù hợp với từng điều kiện. Quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên lô hàng, khả năng của phương tiện và tình hình giao nhận thực tế.

7. Cách lựa chọn phương án phù hợp

Một kế hoạch vận chuyển có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra lần lượt các nhóm thông tin quan trọng.

Kiểm tra hàng hóa

Xác định khối lượng, kích thước, số kiện, khả năng xếp chồng và yêu cầu bảo quản. Cần tính cả bao bì, pallet và thiết bị đi kèm nếu có.

Đối chiếu với phương tiện

So sánh lượng hàng với tải trọng cho phép và kích thước lọt lòng thùng. Đồng thời, cần chừa không gian cho việc chằng buộc và bốc dỡ.

Nhóm các điểm giao

Các điểm cùng hướng và có khung giờ tương đồng có thể ghép chung. Những nơi lệch tuyến, khó tiếp cận hoặc chỉ nhận vào giờ riêng nên được cân nhắc tách ra.

Ước tính toàn bộ thời gian

Thời gian kế hoạch cần bao gồm cả di chuyển, chờ đợi, bốc dỡ và xử lý chứng từ. Khoảng dự phòng sẽ giúp một sự cố nhỏ không làm gián đoạn toàn bộ hành trình.

Tính tổng chi phí

Việc so sánh cần bao gồm phương tiện, nhân công, nhiên liệu, cầu đường, bốc xếp và thời gian chờ. Không nên chỉ dựa vào số chuyến hoặc quãng đường.

Đánh giá mức độ ảnh hưởng khi có sự cố

Nếu một điểm chậm có thể khiến toàn bộ đơn hàng lỡ lịch, chia chuyến là phương án đáng cân nhắc. Nếu các điểm cùng tuyến, dễ tiếp cận và có thời gian nhận ổn định, gom chuyến thường mang lại hiệu quả tốt hơn.

Kết luận

Gom chuyến phù hợp khi hàng nằm trong khả năng chuyên chở, các điểm giao thuận tuyến và thời gian nhận tương đồng. Phương án này giúp giảm số lượt điều xe nhưng cần kiểm soát cách xếp hàng, thời gian chờ và sự phụ thuộc giữa các điểm giao.

Chia nhiều chuyến phù hợp khi lượng hàng vượt khả năng của xe, tuyến giao phân tán hoặc từng nhóm hàng có yêu cầu riêng. Dù có thể làm tăng chi phí vận hành, cách tổ chức này linh hoạt hơn, giảm áp lực bốc dỡ và hạn chế một sự cố ảnh hưởng đến toàn bộ đơn hàng.